Chez vous aussi, il y a cette pile d’enveloppes à moitié ouvertes qui traine dans un coin de votre séjour et/ou de votre bureau, ce courrier qui s’empile et vous ne savez plus très bien qui a ouvert quoi, si les factures reçues ont bien été payées, ou si les documents à remplir l’ont été?
Vous aussi, ça vous arrive de vous réveiller la nuit (ou d’y penser juste avant de dormir), à ce document qu’il fallait absolument renvoyer avant telle date (sans vous souvenir si vous l’aviez bien fait), voire de pester face au frais de rappel demandé d’une facture que vous avez oublié de payer?
Je compatis, moi aussi je me suis laissée submerger par des courriers (papiers ou mails), et repoussais systématiquement le moment où j’allais les trier ou les ranger.
Puis j’ai mis en place une méthode pour éliminer cette charge mentale quotidienne.
- J’ai créé plusieurs « bacs » à documents dans mon bureau. Un pour les factures à payer (celles que vous ne savez vraiment pas payer tout de suite, sinon c’est ce que je vous conseille de faire) puis d’autres par « catégorie » de documents – ceux qui vous
concernent, ceux qui concernent vos enfants, votre époux, la maison…
- Triez déjà ce qui peut être mis dans les papiers à jeter et ce qui doit être gardé absolument et rangé. Cela ne sert à rien de garder des enveloppes vides à moitié déchirées !
- Régulièrement, je range ces papiers dans des fardes correspondantes (sous-classées
par types (factures/contrats/extraits de compte…). On peut aussi se mettre un rappel pour s’obliger à le faire à des dates fixes.
Si vous recevez également des factures ou des documents importants par mail, rangez-les dans des dossiers mails, en fonctionnant de la même façon.
N’hésitez pas à enregistrer sur votre ordinateur dans un dossier comme « documents importants » tous ces documents que vous serez contente de retrouver en deux clics (quelle plaie de fouiller sa boite mail/son fichier téléchargement quand on cherche quelque chose du genre, souvent dans l’urgence)…
De cette manière, vous ne vous laisserez plus jamais avoir par une facture ou un document non payé et retrouverez toujours vos documents aux bons moments.
Un bureau, ce n’est pas qu’une boîte avec des courriers à trier. C’est aussi mille choses qu’on entasse, qui trainent, qu’on oublie… Il y a mille et une façons d’organiser son bureau. La mienne vous permettra d’y voir plus clair en quelques actions simples à mettre en place. Je peux également être à vos côtés pour vous aider à ranger. On en parle ?
Sandra